Polityka prywatności dotycząca rekrutacji z wykorzystaniem systemu Teamtailor
Usługa obejmująca obsługę rekrutacji oraz uproszczenie procesu zatrudniania („Usługa”) jest dostarczana przez Teamtailor w imieniu firmy Dobra Finland („Administrator”, „my”, „nas” itp.). Istotne jest, aby osoby korzystające z Usługi („Użytkownicy”) zostały poinformowane o przetwarzaniu przez nas ich danych osobowych w procesie rekrutacji oraz aby wiedziały, że są one bezpieczne. Dążymy do zapewnienia najwyższych standardów w zakresie ochrony danych osobowych. Przetwarzanie, wykorzystywanie i ochrona danych osobowych Użytkownika, a także zarządzanie nimi odbywają się w zgodzie z niniejszą polityką prywatności („Polityka prywatności”).
1. Postanowienia ogólne
Jesteśmy Administratorem danych zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dane osobowe Użytkowników są przetwarzane na potrzeby realizacji procesu rekrutacji pracowników oraz zarządzania tym procesem.
2. Gromadzenie danych osobowych
Odpowiadamy za przetwarzanie danych osobowych przekazywanych do Usługi przez Użytkowników oraz danych osobowych gromadzonych przez nas innymi metodami w związku z działaniem Usługi.
Kiedy i gdzie gromadzimy dane osobowe?
Gromadzimy dane osobowe Użytkowników, gdy Użytkownicy:
- składają wniosek o pracę za pośrednictwem Usługi lub w inny sposób, wprowadzając swoje dane osobowe osobiście lub za pośrednictwem zewnętrznego źródła, takiego jak serwis Facebook czy LinkedIn,
- korzystają z Usługi do komunikacji z naszym personelem, wprowadzając swoje dane osobowe osobiście lub za pośrednictwem zewnętrznego źródła, takiego jak serwis Facebook czy LinkedIn.
- podają dane umożliwiające identyfikację za pośrednictwem czatu (w witrynie korzystającej z Usługi), a dane te są istotne dla procedury składania wniosku o pracę.
Gromadzimy dane od podmiotów zewnętrznych, takich jak serwisy Facebook i LinkedIn, a także z innych publicznie dostępnych źródeł. Takie działanie nazywane jest „pozyskiwaniem” i jest wykonywane ręcznie przez naszych pracowników lub odbywa się automatycznie w Usłudze.
Czasami aktualni pracownicy mogą rekomendować potencjalnych kandydatów. Tacy pracownicy wprowadzają dane osobowe potencjalnych kandydatów. W takim przypadku potencjalny kandydat jest uznawany za Użytkownika w kontekście niniejszej Polityki prywatności i jest informowany o przetwarzaniu jego danych osobowych.
Rodzaje gromadzonych i przetwarzanych danych osobowych
Kategorie danych osobowych gromadzonych w Usłudze mogą posłużyć do identyfikacji osób fizycznych i obejmują imię i nazwisko, adres e-mail, zdjęcia i filmy, dane kont Facebook i LinkedIn, odpowiedzi na pytania zadanie w procesie rekrutacji, stanowiska, wykształcenie oraz inne dane podawane przez Użytkownika lub inne osoby za pośrednictwem Usługi. Gromadzone i przetwarzane są wyłącznie dane istotne dla procesu rekrutacji.
Cel przetwarzania danych osobowych oraz zgodność z przepisami
Celem gromadzenia i przetwarzania danych osobowych jest zarządzanie procesem rekrutacji. Dane osobowe przetwarzamy ze względu na nasz uzasadniony interes w zakresie upraszczania i umożliwiania rekrutacji.
Dane przetwarzane na potrzeby analizy statystycznej w formie zagregowanej lub na potrzeby badań rynkowych są zawsze anonimizowane. Takie dane nie umożliwiają identyfikacji Użytkownika, dlatego nie są one uważane za dane osobowe.
Zgoda osoby, której dane dotyczą
Użytkownik wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych na potrzeby obsługi procesu rekrutacji administratora. Użytkownik wyraża zgodę na gromadzenie jego danych osobowych za pośrednictwem Usługi, gdy Użytkownik:
- składa wniosek o pracę za pośrednictwem usługi, wprowadzając swoje dane osobowe osobiście lub za pośrednictwem zewnętrznego źródła, takiego jak serwis Facebook czy LinkedIn, a administrator może korzystać z zewnętrznych narzędzi do pozyskiwania w celu wprowadzenia dodatkowych informacji,
- korzysta z Usługi w celu komunikacji z działem rekrutacji Administratora, wprowadzając swoje dane osobowe osobiście lub za pośrednictwem zewnętrznego źródła, takiego jak serwis Facebook czy LinkedIn.
Użytkownik wyraża również zgodę na gromadzenie przez Administratora publicznie dostępnych danych dotyczących Użytkownika oraz kompilowanie ich na potrzeby procesu rekrutacji.
Użytkownik wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgromadzonych zgodnie z postanowieniami podpunktów a) i b) zgodnie z poniższymi punktami Przechowywanie i przenoszenie danych osobowych oraz Jak długo dane osobowe będą przetwarzane.
Użytkownik ma prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie. W tym celu należy skontaktować się z Administratorem za pomocą danych kontaktowych zamieszczonych w punkcie 9. Skorzystanie z tego prawa może jednak uniemożliwić Użytkownikowi złożenie wniosku o określoną pracę lub korzystanie z Usługi w inny sposób.
Przechowywanie i przenoszenie danych osobowych
Dane osobowe gromadzone za pośrednictwem Usługi są przechowywane i przetwarzane na terenie UE/EOG lub na terenie krajów spoza UE/EOG uznanych przez Komisję Europejską za zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych przez dostawców, którzy podpisali wiążące umowy i zobowiązali się do przestrzegania przepisów dotyczących przenoszenia danych do krajów spoza UE/EOG lub przez dostawców, którzy wcześniej wdrożyli odpowiednie środki w celu ochrony praw osób, których przenoszone dane dotyczą. W celu uzyskania dokumentacji dotyczącej takich środków należy skontaktować się z nami, korzystając z danych kontaktowych zamieszczonych w punkcie 9.
Jak długo dane osobowe będą przetwarzane?
Jeśli Użytkownik nie wyrazi pisemnego sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych osobowych, dane osobowe będą przez nas przechowywane i przetwarzane tak długo, jak będzie to niezbędne do celów wskazanych powyżej. Osoba składająca wniosek o pracę (kandydat) może być jednak zainteresowana rekrutacją w przyszłości i w tym celu możemy przechowywać dane osobowe Użytkowników przez okres, w którym będą oni potencjalnymi kandydatami. Jeśli Użytkownik nie chce, aby jego dane osobowe były przetwarzane w tym celu (na potrzeby rekrutacji w przyszłości), należy skontaktować się z nami, korzystając z danych kontaktowych zamieszczonych w punkcie 9.
3. Prawa użytkownika
Użytkownicy mają prawo zażądać udostępnienia swoich danych osobowych, które przetwarzamy. Żądanie należy przesłać na piśmie, korzystając z danych kontaktowych zamieszczonych w punkcie 9. Użytkownicy mają prawo do bezpłatnego otrzymania jednej (1) kopii swoich danych osobowych, które przetwarzamy. W przypadku chęci otrzymania kolejnych kopii Administrator ma prawo zażądać wniesienia opłaty wyznaczonej na podstawie kosztów administracyjnych takiego żądania.
Użytkownicy mają prawo do sprostowywania swoich nieprawidłowych danych osobowych. W razie potrzeby należy przesłać żądanie sprostowania na piśmie, korzystając z danych kontaktowych zamieszczonych w punkcie 9.
Użytkownik ma prawo żądać usunięcia swoich danych osobowych lub ograniczenia korzystania ze swoich danych osobowych, a także do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych na podstawie uzasadnionego interesu w określonych okolicznościach.
Użytkownik ma prawo wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych, jakiej udzielił Administratorowi. Skorzystanie z tego prawa może jednak uniemożliwić Użytkownikowi złożenie wniosku o określoną pracę lub korzystanie z Usługi w inny sposób.
Użytkownik ma prawo w określonych okolicznościach zażądać przeniesienia danych, to znaczy otrzymania swoich danych osobowych i przeniesienia ich pod kontrolę innego administratora. Działanie to nie może jednak naruszać praw ani wolności innych stron.
Użytkownik ma prawo złożyć skargę do podmiotu nadzorującego w zakresie przetwarzania dotyczących go danych osobowych, jeżeli uważa, że przetwarzanie danych osobowych narusza obowiązujące przepisy dotyczące prywatności.
4. Bezpieczeństwo
Naszym priorytetem jest uczciwość, dlatego aktywnie staramy się przetwarzać dane osobowe Użytkowników z największą troską. Podejmujemy odpowiednie środki, jakich można od nas oczekiwać, aby upewnić się, że dane osobowe Użytkowników i innych osób są przetwarzane bezpiecznie i zgodnie z niniejszą polityką prywatności oraz RODO.
Należy jednak pamiętać, że transfer danych przez Internet i sieci komórkowe zawsze wiąże się z ryzykiem, zatem przenoszenie danych odbywa się na własne ryzyko osoby przenoszącej dane. Ważne jest, aby Użytkownicy również dbali o ochronę swoich danych osobowych. Użytkownik jest odpowiedzialny za nieujawnianie danych logowania.
5. Przenoszenie danych osobowych do innych podmiotów
Nie będziemy sprzedawać ani w żaden inny sposób przekazywać danych osobowych Użytkowników podmiotom zewnętrznym.
Możemy przekazywać dane osobowe Użytkowników:
- naszym wykonawcom i podwykonawcom, którzy pełnią funkcję podmiotów przetwarzających i wtórnie przetwarzających dane na potrzeby świadczenia Usługi,
- organom ścigania i radcom prawnym w przypadku podejrzenia przestępstwa lub naruszenia przepisów,
- organom ścigania, radcom prawnym i innym podmiotom, jeśli wymagać tego będzie obowiązujące prawo lub nakaz urzędowy.
Dane osobowe Użytkowników będziemy przekazywać wyłącznie zaufanym podmiotom zewnętrznym. Ostrożnie dobieramy partnerów, aby zapewnić, że dane osobowe Użytkowników są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Współpracujemy z następującymi kategoriami podmiotów przetwarzających dane: spółka Teamtailor dostarczająca Usługę, firmy obsługujące serwery i hostingowe, firmy obsługujące pocztę e-mail, firmy przetwarzające zawartość wideo, firmy pozyskujące informacje oraz inne firmy niezbędne do realizacji Usługi.
6. Dane w postaci zagregowanej (zanonimizowane dane osobowe)
Możemy udostępniać podmiotom zewnętrznym dane w postaci zagregowanej. Dane w postaci zagregowanej zostały skompilowane na podstawie informacji zebranych za pośrednictwem Usługi i mogą obejmować na przykład analizę statystyczną ruchu w Internecie lub dane geolokalizacyjne dotyczące korzystania z Usługi. Dane w postaci zagregowanej nie zawierają żadnych informacji umożliwiających identyfikację osób fizycznych, nie spełniają zatem kryteriów danych osobowych.
7. Pliki cookie
Gdy Użytkownicy korzystają z Usługi, dane dotyczące korzystania z Usługi mogą być przechowywane w postaci plików cookie. Pliki cookie to pasywne pliki tekstowe, które podczas korzystania z Usługi są przechowywane w przeglądarce internetowej na urządzeniu Użytkownika, takim jak komputer, telefon komórkowy lub tablet. Wykorzystujemy pliki cookie w celu poprawy komfortu użytkowania Usługi oraz gromadzenia danych, takich jak dane statystyczne dotyczące korzystania z Usługi. Ma to na celu zabezpieczenie, prowadzenie i doskonalenie Usługi. Informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookie mogą w pewnych przypadkach stanowić dane osobowe. W takich przypadkach podlegają one naszej Polityce plików cookie.
Użytkownicy mogą w dowolnej chwili przestać korzystać z plików cookie, zmieniając ustawienia lokalne na swoich urządzeniach. Zablokowanie plików cookie może wpłynąć na komfort użytkowania Usługi, na przykład spowodować wyłączenie pewnych funkcji Usługi.
8. Zmiany
Możemy w dowolnym momencie wprowadzać zmiany w niniejszej Polityce prywatności lub ją uzupełniać. W Usłudze zawsze dostępna będzie aktualna wersja Polityki prywatności. Gdy Użytkownik otrzyma wiadomość e-mail z informacją o nowej wersji Polityki prywatności (na adres e-mail podany przez niego na potrzeby korzystania z Usługi) lub w inny sposób zostanie powiadomiony o nowej wersji, uważa się, że poinformowano go o nowej wersji Polityki prywatności.
9. Kontakt z nami
W przypadku pytań, potrzeby uzyskania dodatkowych informacji na temat przetwarzania danych osobowych lub chęci skontaktowania się z nami w innych sprawach, należy skorzystać z następujących danych kontaktowych: Dobra Finland daria.kapusta@dobrafinland.fi
